Manual del Módulo: No Conformidades v16.00

🛠️ Configuración Inicial

Antes de comenzar a trabajar con el módulo, es necesario establecer la configuración base:

📍 Definición de Ámbitos

• Responsable de Ámbito (R1): Usuario encargado del cierre definitivo de las NC
• Cada ámbito debe tener asignado un responsable único
• Los responsables de ámbito tienen permisos especiales de supervisión

🎯 Orígenes de No Conformidades

• Cada origen debe estar asociado a un ámbito específico
• Permite clasificar las NC según su procedencia
• Facilita el análisis estadístico posterior

✏️ Creación y Gestión de No Conformidades

👤 Roles del Sistema

🆕 Proceso de Creación

1. 📝 Registro inicial
   • Cualquier usuario autorizado puede crear una NC
   • Al crear la NC, el usuario se convierte automáticamente en Responsable (R2)
   • Debe especificar ámbito y origen
2. 📧 Notificaciones automáticas
   • Se envía correo al Responsable de Ámbito (R1)
   • El creador puede compartir la NC con otros usuarios
   • Sistema de trazabilidad completo

🔍 Análisis y Acciones Disponibles

🧩 Análisis de Causa Básica

• ✅ Cualquier usuario con acceso puede realizar
• ❌ Solo se pueden eliminar, no modificar
• 📊 Base para acciones correctivas

⚡ Acciones Inmediatas

• 🚀 Respuesta rápida a la NC
• ⚠️ Disponibilidad según configuración del cliente
• ❌ Solo se pueden eliminar

🎯 Acciones Correctivas (AC)

• 👥 Cualquier usuario puede crear AC
• 🏷️ El creador se convierte en Responsable de Acción (R3)
• 📑 Debe incluir:
  • Acción propuesta: Qué se va a hacer
  • Actuación efectiva: Qué se hizo realmente

📎 Evidencias Objetivas

• 📤 Subida de documentos y archivos
• 🔒 Disponible durante todo el proceso
• 💾 Se mantienen tras el cierre definitivo

📋 Gestión de Acciones Correctivas

📧 Sistema de Notificaciones

👥 Permisos Especiales

• R1 (Responsable de Ámbito) puede actuar en cualquier AC del ámbito
• Útil cuando el creador de la AC (R3) no está disponible
• Garantiza continuidad del proceso

🔄 Proceso de Cierre

1️⃣ Cierre Provisional

👤 Realizado por: R2 (Responsable de NC)

✅ Requisitos previos:

• Todas las AC deben estar cerradas
• Debe existir al menos una AC
• Evidencias objetivas cargadas (opcional)

🔔 Notificación:

• Se envía correo automático al R1 (Responsable de Ámbito)
• Informa que la NC está lista para cierre definitivo

2️⃣ Cierre Definitivo

👤 Realizado por: R1 (Responsable de Ámbito)

• ✅ Validación final del proceso
• 🔒 Cierre definitivo de la NC
• 📊 La NC pasa a estadísticas finales

📚 Gestión Post-Cierre

📁 Documentación Final

• ✅ Permitido: Subir documentos adicionales
• ❌ Prohibido: Modificar datos de la NC
• 💡 Propósito: Evidencias complementarias o lecciones aprendidas

📈 Valor Agregado

• 🔍 Consulta histórica
• 📊 Análisis de tendencias
• 🎓 Base de conocimiento organizacional

💡 Consejos y Mejores Prácticas

🎯 Para Responsables de NC (R2)

• Mantén comunicación fluida con R1
• Documenta bien el análisis de causas
• Establece fechas realistas para las AC

🔧 Para Responsables de Ámbito (R1)

• Revisa regularmente el estado de las NC
• Valida la calidad del análisis antes del cierre
• Utiliza las estadísticas para mejora continua

⚡ Para Responsables de Acciones (R3)

• Cumple los plazos establecidos
• Documenta la ejecución efectiva
• Comunica cualquier impedimento tempranamente

📞 ¿Necesitas Ayuda?