Sistema profesional de gestión documental con control de versiones, workflow de revisión/aprobación, trazabilidad completa y acceso controlado por puestos de trabajo. Cumpla ISO 9001 cláusula 7.5 sin esfuerzo.
Organice documentos en carpetas y subcarpetas ilimitadas. Clasifique por tipo: Manual, Procedimientos, Instrucciones, Formatos, Políticas... Navegación intuitiva y búsqueda rápida.
Cada documento tiene múltiples revisiones (versiones). Histórico completo con fecha, responsable, motivo del cambio. Acceso a versiones obsoletas para trazabilidad. PDFs generados automáticamente.
Cada documento tiene revisores y aprobadores asignados. Workflow automático: Borrador → Revisión → Aprobación → Vigente. Emails automáticos a responsables. Tokens seguros para revisión sin login.
Defina qué puestos de trabajo tienen acceso a cada documento. Ej: "Operario Producción" solo ve instrucciones de su área. "Responsable Calidad" ve todos los procedimientos. Control total de permisos.
Cada documento se asocia a uno o varios procesos del mapa de procesos (Módulo 12). Desde la ficha de proceso se accede a todos sus documentos aplicables. Trazabilidad completa.
Genere listados de documentos en vigor (PDF/Excel), listados obsoletos, matriz de documentos por puesto, fichas de proceso con documentos asociados. Ideal para auditorías.
Cree la estructura de carpetas para organizar los documentos: Manual de Calidad, Procedimientos (PR-), Instrucciones (IT-), Formatos (FR-), Políticas (PO-), Varios. Dentro de cada carpeta, puede crear subcarpetas por proceso o área. Ejemplo: Procedimientos → Producción, Calidad, Compras, Mantenimiento... Cada carpeta tiene un icono y puede contener documentos o más subcarpetas. Defina los tipos de documento con sus códigos (PR, IT, FR...) para numeración automática.
El Responsable de Calidad (o usuario autorizado) crea un nuevo documento: selecciona carpeta, tipo (Procedimiento), título (ej: "Gestión de NC"), proceso asociado (Calidad), y sube el archivo Word o PDF. El sistema asigna automáticamente el código siguiente (ej: PR-05). El documento queda en estado Borrador (Rev. 00). Puede editarse libremente. Aún no es visible para los usuarios finales.
El creador del documento asigna: Revisores (1 o más personas que deben revisar el contenido técnico, ej: Jefe de Producción, Técnico de Calidad) y Aprobadores (1 o más personas que deben aprobar formalmente el documento, ej: Director de Calidad, Gerente). Define el orden si es necesario (primero revisor 1, luego revisor 2...). Cuando están asignados, pulsa "Enviar a revisión". El estado cambia a En Revisión.
El sistema envía emails automáticos a los revisores con enlace seguro (token único). Cada revisor accede al documento (sin login), lo lee, descarga el PDF y decide: Aprobar (OK, conforme) o Rechazar (necesita correcciones, especifica motivo). Si algún revisor rechaza, el documento vuelve a Borrador con los comentarios de rechazo. El creador corrige y vuelve a enviar a revisión (genera nueva revisión si es cambio sustancial). Si todos los revisores aprueban, pasa automáticamente a fase de aprobación.
Una vez todos los revisores han aprobado, el sistema envía emails a los aprobadores (con token seguro). Los aprobadores revisan el documento y deciden: Aprobar (documento apto para entrar en vigor) o Rechazar (especifica motivo, ej: "Falta definir responsable", "No se ajusta a política"). Si algún aprobador rechaza, vuelve a Borrador. Si todos aprueban, el documento pasa a estado Vigente (Rev. 00 aprobada). Se registra fecha de aprobación y usuario aprobador.
El documento vigente ya es visible en la biblioteca documental para los puestos de trabajo autorizados. Ejemplo: Documento "PR-05 Gestión de NC" se asigna a puestos: Responsable Calidad, Técnico Calidad, Jefe Producción. Solo los usuarios que ocupan esos puestos pueden ver y descargar el documento. Cada descarga se registra (usuario, fecha, IP) para trazabilidad. El sistema genera automáticamente el PDF del documento con encabezado (código, revisión, fecha aprobación) y pie de página (marca de agua "Documento controlado").
Cuando un documento vigente necesita cambios (corrección, mejora, cambio normativo...), el Responsable de Calidad crea una nueva revisión: Rev. 01. El documento actual (Rev. 00) pasa a Obsoleto pero se mantiene archivado para trazabilidad. La nueva revisión (Rev. 01) inicia el ciclo completo: Borrador → Asignar revisores/aprobadores → Revisión → Aprobación → Vigente. Cuando se aprueba, la Rev. 01 sustituye a la Rev. 00 como versión vigente. Histórico completo de cambios visible: Rev. 00 (aprobada 01/01/2023, obsoleta 15/06/2024), Rev. 01 (aprobada 15/06/2024, vigente).
En auditorías ISO, el auditor solicita: "Muéstreme el listado maestro de documentos vigentes". El Responsable de Calidad genera el informe PDF con 1 clic: listado de todos los documentos vigentes con código, título, revisión, fecha aprobación, proceso asociado. Auditor puede verificar: control de versiones (histórico de cambios), aprobación formal (quién y cuándo), acceso controlado (matriz documentos x puestos), trazabilidad (histórico de descargas). El Módulo 13 cubre completamente ISO 9001 cláusula 7.5 (Información documentada).
Cubre ISO 9001 cláusula 7.5 completamente: control de versiones, aprobación formal, acceso controlado, documentos obsoletos archivados, trazabilidad. Evidencias listas para auditorías.
Histórico de cambios de cada documento: quién modificó, cuándo, qué cambió, quién revisó, quién aprobó. Registro de descargas: quién descargó qué documento y cuándo. Auditorías sin sorpresas.
Solo usuarios autorizados (según puesto de trabajo) acceden a documentos. Evita difusión de documentos confidenciales o uso de versiones obsoletas. Control total sobre quién ve qué.
Workflow digital con emails automáticos y enlaces seguros. Los revisores/aprobadores reciben notificación al instante, revisan y aprueban en minutos. Fin de papeles circulando, firmas manuales y retrasos de semanas.
Los usuarios siempre acceden a la versión vigente. Cuando se aprueba una nueva revisión, la obsoleta desaparece de la biblioteca automáticamente. Imposible usar versión antigua por error.
Localice cualquier documento en segundos: por código, título, proceso, tipo, puesto... Fin de carpetas en red desorganizadas o archivadores físicos. Acceso inmediato desde cualquier dispositivo.
Vinculación automática entre documentos y procesos del mapa (Módulo 12). Desde cada proceso se accede a sus documentos. Desde cada documento se ve a qué procesos aplica. Visión completa del sistema.
Antes: imprimir documento, circular para firmas, escanear, archivar en carpetas, avisar usuarios de nueva versión. Ahora: clic en "enviar a revisión" → workflow automático → documento vigente en biblioteca. Reducción 90% en tiempo de gestión documental.
Situación: Empresa industrial (150 empleados, ISO 9001) con 80 documentos (procedimientos, instrucciones, formatos). Antes: documentos en Word en carpeta de red, versiones descontroladas (coexisten PR-05 Rev 2.doc, PR-05 Rev 3.doc, PR-05 FINAL.doc...), aprobación manual con firmas en papel (tarda 3-4 semanas), copias impresas en tablones (riesgo de uso de versión obsoleta), auditorías con hallazgos por documentos sin aprobar o desactualizados.
Solución con Módulo 13:
Resultados tras 1 año:
Situación: Laboratorio de análisis químicos (30 empleados, acreditación ISO 17025). 120 documentos técnicos: procedimientos de ensayo, métodos analíticos, instrucciones de equipos, formatos de registro. Requisito crítico: control absoluto de versiones (usar método obsoleto = resultado inválido = pérdida acreditación). Antes: gestión manual, riesgo alto, auditorías ENAC muy exigentes.
Solución con Módulo 13:
Resultados tras 2 años:
Situación: Consultora de ingeniería (200 empleados, 5 oficinas en 3 países, teletrabajo 60%). 150 documentos: procedimientos, políticas, plantillas de proyecto, estándares técnicos. Problema: equipos distribuidos, cada oficina con su "versión" de documentos, imposible mantener coherencia, auditorías ISO 9001 con hallazgos por falta de control.
Solución con Módulo 13:
Resultados tras 18 meses:
El Módulo 13 se integra con otros módulos para una gestión completa:
Cada documento se vincula a uno o varios procesos del mapa de procesos. Desde la ficha de proceso se accede a todos sus documentos aplicables. Trazabilidad completa.
En auditorías internas/externas, los auditores verifican gestión documental. Generan hallazgos si documentos sin aprobar o desactualizados. El Módulo 13 proporciona evidencias.
Si se detecta uso de documento obsoleto o sin aprobar, se genera NC. Las acciones correctivas pueden incluir actualización de documentos, que se gestiona en Módulo 13.
Los puestos de trabajo se definen en el Módulo 0. El Módulo 13 usa esos puestos para asignar acceso a documentos. Control centralizado de permisos por rol.
De las carpetas de red al workflow digital. Del caos documental al control total. Del riesgo de auditoría a la conformidad garantizada.